Základní nastavení toho kdy má co ŠR vykonat by mělo být obsahem jednacího řádu.
Vedle toho ŠR potřebuje operativní dokument, ve kterém plánuje a sleduje konkrétní úkony, kterým se věnuje přímo ŠR a také další instituce školy, se kterými má ŠR procesní vztah.
Každá ŠR bude mít svůj originální kalendář, protože
každá škola má jiný rytmus (harmonogram roku i organizaci práce),
každá ŠR může mít těžiště pozornosti na jiných elementech své činnosti,
každý rok může mít ŠR nebo vedení školy jiné priority (jednou se reviduje ŠVP, jindy se přepracovává školní řád atp.).
Každá ŠR může využít níže popsanou strukturu. Obsahuje dlouhý výčet položek, které slouží spíše pro inspiraci. Zdaleka ne každá ŠR se bude věnovat své činnosti v tak vysokém detailu. Díky rozsáhlé nabídce si ale může každá informovaně zvolit, jak podrobný bude její vlastní kalendář.
Pro běžné úkony doporučujeme využít plánovací kalendář s rozsahem dvou let, protože
některé procesy se vtahují na kalendářní rok (např. rozpočet právnické osoby),
některé spíše na školní rok (např. výroční zpráva školy),
ŠR by měla průběžně komunikovat s dlouhou řadou aktérů a v jednom roce nemusí stihnout jednání s nimi všemi.
Kalendář by měl unést všechny tyto cykly
Pro strategickou oblast práce ŠR je vhodné mít i kalendář v rozsahu tří až pěti let, protože
ŠR se během pěti let rozhoduje, zda vydá podnět na konkurz na ředitele,
ŠR má sledovat naplňování strategie - koncepce rozvoje školy, která je obvykle formátovaná na 3-5 let,
významné změny (revize školního vzdělávacího programu apod.) trvají několik let (plán, implementace, institucionalizace, vyhodnocení).
Tato část kalendáře ŠR bude zřejmě nejvíce specifická, některé ŠR ji pravděpodobně ani nebudou využívat.
Pro plánování vlastního, interního rozvoje ŠR je vhodné mít čtyřletý kalendář, aby pokrýval více než délku jednoho mandátu člena ŠR.
ŠR sama potřebuje sledovat délku mandátu svých jednotlivých členů, aby mohla řídit svou práci a pečovat o vlastní tým,
během čtyř let může dojít k obměně zástupců jmenovaných zřizovatelem v důsledku výsledků komunálních voleb.
Jako první krok doporučujeme do operativního kalendáře vsadit jednotlivé oblasti, kterým se má ŠR věnovat.
Většinou je proces vícekolový (v jednom měsíci si ŠR řekne o podklad, v dalším jej dostane, v dalším jej projedná a v dalším rozhodně), proto by položky měly být odlišeny barvou nebo být v samostatném sloupci.
Konkrétně může např. jít o položky
Pravidla hodnocení
Úpravy ŠVP
Evaluace školy (dodržování ŠVP)
Výroční zpráva
Projednání návrhu rozpočtu
Koncepce rozvoje školy
Dále je vhodné naplánovat si setkání s dalšími aktéry, které ŠR má informovat, kteří by měli dostat od ŠR informace nebo se kterými vytváří nějaké výstupy. Může se jednat o následující aktéry
ředitel / členové vedení odpovědní za podklady, se kterými ŠR pracuje
ředitel - schůzka nad nastavením spolupráce a její reflexe
zástupci žákovské samosprávy
zřizovatel školy
rodičovský spolek
setkání s ped. pracovníky školy
ostatní ŠR pod stejným zřizovatelem či ŠR v regionu (síťování, sdílení, vzájemná podpora a inspirace)
Opět je vhodné mít pro aktéry vlastní sloupec nebo alespoň barvu.
Do záznamu o plánované aktivitě doporučujeme vložit informaci kdo konkrétně co vykoná (někoho osloví, něco rozešle, něco zpracuje apod.).
Do operativního kalendáře pak můžeme vkládat další události, které přichází ad-hoc (řešení stížnosti, zpráva ČŠI apod.)
Pro přehlednost může být vyveden v kvartálech a může obsahovat následující položky
Formování strategie školy (strategický výjezd, workshop, ...)
Evaluace naplňování strategie (sledování milníků uvedených ve strategii školy)
Milníky v hodnocení práce ředitele školy (podklad pro hodnocení zřizovatele, rozhodování o vyvolání konkurzu na ředitele apod.)
Jeho sestavení je vhodné nechat na závěr práce s rozvrhem času, protože jeho obsah má vycházet z činností uvedených výše.
Mezi položkami se může vyskytovat
Setkání členů ŠR mimo zasedání
Zasedání ŠR
Teambuilding či formovací workshopy ŠR
Termíny ukončení mandátu členů ŠR
Termíny voleb do ŠR
Termíny očekávaného pře/jmenování členů ŠR za zřizovatele
Termíny očekávané pře/volby předsedy ŠR
Termín očekávané volby zástupce ŠR v konkurzní komisi (období konce mandátu ředitele školy)
Práce na kalendáři / kalendářích ŠR bude patrně velmi dynamická -
po vypracování jednoho z nich vznikne potřeba zasáhnout do jiného,
podle priorit a možností členů ŠR se bude zužovat výčet sledované agendy
některé položky bude zapotřebí projednat s dalšími stranami
proto nelze počítat s tím, že kalendář bude připravený k použití během jednoho jednání.
Jde o jeden z nejdůležitějších interních dokumentů ŠR a díky práci na něm vznikne příležitost pro diskusi nad vlastním posláním, hodnotami, prioritami a způsobem organizace práce v ŠR.
Pokud byste uvítali pomoc při sestavení kalendáře vaší ŠR, můžete využít naší podpory.