Dokumentace šR

ŠR je kontinuální orgán, ale jednotliví členové mají časově omezený mandát.

ŠR se podílí na procesech, které se týkají běhu školy a bez její účasti formou projednání či schválení mohou být bržděny či jinak omezovány.

Proto je důkležité, aby ŠR vedla základní dokumentaci popisující její činnost a dokumentující výstupy této činnosti.

Některá dokumentace má být veřejná, jiná může být pouze interní. Toto si nastavuje ŠR ve svém jednacím řádu.

Elementy dokumentace činnosti SŘ 

Základním dokumentem je Jednací řád. Má být veřejný, nejlépe také na přístupném místě.

Dalším významným dokumentem je schvalovací doložka k jednotlivým dokumentům vyžadujícím schválení. Může to být případně nahrazeno soupisem usnesení ŠR, který jako celek nebo v konkrétních oblastech (schvalování, projednání dokumentů apod.) je veřejný. 

Velmi rozšířený dokument je zápis z jednání ŠR. Ten může a nemusí být veřejný, záleží na charakteru a účelu zápisu. Zveřejněno může být k projednávaným bodům schválené komuniké a popis způsobu, jak ŠR došla ke svým závěrům, může zůstat v interní rovině.

Značná část agendy ŠR vyžaduje podklady (zprávy z ČŠI, výstupy z evaluačnícho šetření, obsah stížnosti apod.), které by měly být neveřejné či v režimu diskrétního nakládání. Členové ŠR mají přístup k interním informacím o škole či konkrétních osobách a mají proto dodržovat zásady na ochranu osobních údajů a další komunikační standardy jejich školy (se kterými je seznámí ředitel). 

Dokumentace o SŘ 

Škola má povinnost dokumentovat práci ŠR ve výroční zprávě a pro fungování ŠR je žádoucí, aby poskytovala základní informace o ŠR ostatním školním aktérům (složení ŠR, délka mandátu, kontaktní ůdaje). K tomu více v heslech Prezentace ŠR a Podmínky pro práci ŠR. 

Pro ŠR z toho vyplývá závazek

Technické zajištění vedení dokumentace

ŠR je orgánem školy a z tohoto titulu má možnost využívat její informační infrastrukturu (viz Podmínky pro práci ŠR).

Školy obvykle mají profesionálně spravovaný informační systém s pokročilými funkcemi, jako je nastavení správy a přístupů k různým dokumentům, možnosti publikace a doprovodné komunikace apod. Tím, že jde o orgán školy, by měli mít členové ŠR mít dostupné licence k využívání školního software (vlastní školní email, chráněné úložiště dokumentů apod.). ŠR může mít vlastní virtuální pracovní prostor (MS Teams, Google Classroom apod.), který jeho členové v roli zaměstnanců či rodičů žáků školy obvykle umí ovládat a zástupci zřizovatele mají možnost na vlastní kůži zacítit podmínky, ve kterých se ve škole realizuje vzdělávání. 

ŠR si může vyjednat i vlastní prostor pro fyzické uložení své dokumentace (např. podepsané schvalovací doložky apod.), stejně jako to mívá školní poradenské pracoviště nebo žákovská samospráva.