Dokumentace šR

Elementy dokumentace činnosti SŘ 

Základním dokumentem je Jednací řád. Má být veřejný, nejlépe také na přístupném místě.

Dalším významným dokumentem je schvalovací doložka k jednotlivým dokumentům vyžadujícím schválení. Může to být případně nahrazeno soupisem usnesení ŠR, který jako celek nebo v konkrétních oblastech (schvalování, projednání dokumentů apod.) je veřejný. 

Velmi rozšířený dokument je zápis z jednání ŠR. Ten může a nemusí být veřejný, záleží na charakteru a účelu zápisu. Zveřejněno může být k projednávaným bodům schválené komuniké a popis způsobu, jak ŠR došla ke svým závěrům, může zůstat v interní rovině.

Značná část agendy ŠR vyžaduje podklady (zprávy z ČŠI, výstupy z evaluačnícho šetření, obsah stížnosti apod.), které by měly být neveřejné či v režimu diskrétního nakládání. Členové ŠR mají přístup k interním informacím o škole či konkrétních osobách a mají proto dodržovat zásady na ochranu osobních údajů a další komunikační standardy jejich školy (se kterými je seznámí ředitel). 

Dokumentace o SŘ 

Škola má povinnost dokumentovat práci ŠR ve výroční zprávě a pro fungování ŠR je žádoucí, aby poskytovala základní informace o ŠR ostatním školním aktérům (složení ŠR, délka mandátu, kontaktní ůdaje). K tomu více v heslech Prezentace ŠR a Podmínky pro práci ŠR. 

Pro ŠR z toho vyplývá závazek

• doručit vedení školy aktuální informace a

• zkontrolovat, zda jsou informace o ŠR správně zveřejněny.

Technické zajištění vedení dokumentace

ŠR je orgánem školy a z tohoto titulu má možnost využívat její informační infrastrukturu (viz Podmínky pro práci ŠR).

Školy obvykle mají profesionálně spravovaný informační systém s pokročilými funkcemi, jako je nastavení správy a přístupů k různým dokumentům, možnosti publikace a doprovodné komunikace apod. Tím, že jde o orgán školy, by měli mít členové ŠR mít dostupné licence k využívání školního software (vlastní školní email, chráněné úložiště dokumentů apod.). ŠR může mít vlastní virtuální pracovní prostor (MS Teams, Google Classroom apod.), který jeho členové v roli zaměstnanců či rodičů žáků školy obvykle umí ovládat a zástupci zřizovatele mají možnost na vlastní kůži zacítit podmínky, ve kterých se ve škole realizuje vzdělávání. 

ŠR si může vyjednat i vlastní prostor pro fyzické uložení své dokumentace (např. podepsané schvalovací doložky apod.), stejně jako to mívá školní poradenské pracoviště nebo žákovská samospráva.